Privacyverklaring

Om onze bedrijfsactiviteiten goed te kunnen uitvoeren, is het nodig om persoonsgegevens te verwerken van onze klanten, verhuurders, hun huurders, onze websitebezoekers en andere relaties. Facilitee hecht grote waarde aan de bescherming en zorgvuldige, vertrouwelijke verwerking van uw persoonsgegevens. Hierbij houdt Facilitee zich aan de geldende wet- en regelgeving op het gebied van privacy. Via deze privacyverklaring informeert Facilitee u over de wijze waarop we met uw gegevens omgaan. Daarbij leggen we uit welke informatie via onze website www.facilitee.com (hierna: “Website”) en de door ons aangeboden webapplicatie (op de Website) van u wordt vastgelegd en wat we daarmee doen. Ook leggen we uit welke rechten u heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

Service App B.V. (hierna “Facilitee”), gevestigd te Amsterdam (1015 BT) aan de Herengracht 124 en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 75390515, verwerkt de persoonsgegevens zoals weergegeven in deze Privacyverklaring. Voor zover dat gaat om gegevens over haar klanten (verhuurders, vastgoedbeheerders, portefeuillehouders of projectontwikkelaars), websitebezoekers of contractpartijen van Facilitee is zij daarvoor verantwoordelijk. Gegevens van huurders of andere klanten of relaties van klanten van Facilitee, verwerkt Facilitee uitsluitend als verwerker, in opdracht van haar klant. Op die verwerkingen is het privacybeleid van de klant van toepassing.

Welke persoonsgegevens verwerkt Facilitee?

Door het bezoeken van en/of het registeren op onze Website en de daarop beschikbare diensten laat u bepaalde persoonsgegevens bij ons achter (denk bijvoorbeeld aan uw naam en e-mailadres). Facilitee verkrijgt ook persoonsgegevens via cookies als u onze Website bezoekt. Wij verwerken, bewaren en slaan uw persoonsgegevens uitsluitend op als deze rechtstreeks door u worden opgegeven. Zoals hierboven genoemd verwerken wij ook persoonsgegevens waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken (als verwerker) in opdracht van onze klant, bijvoorbeeld omdat uw verhuurder uw gegevens heeft doorgegeven.

Afhankelijk van de diensten die u gebruikt kunnen wij de volgende persoonsgegevens verzamelen:

Als u Klant bent van Facilitee en gebruik maakt van onze diensten via onze Website, niet zijnde de webapplicatie:

Naam;
E-mailadres;
Telefoonnummer;
Betalingsgegevens (vooral zakelijke rekeningen).

Als u onze Website bezoekt:

IP-adres, surfgedrag via cookies (voor meer informatie over de cookies op onze Website, verwijzen wij naar ons Cookiebeleid);
Naam, e-mailadres en andere gegevens die u achterlaat via ons contactformulier op onze Website.

Daarnaast kunnen wij als verwerker nog de volgende gegevens verwerken: adresgegevens van de huurder en de eigenaar; factuur- en adresgegevens van eigenaren, beheerders en leveranciers; persoonsgegevens in berichten, meldingen of klachten die via de webapplicatie worden verstuurd, gegevens uit huurovereenkomsten, waaronder mogelijk een kopie paspoort en inspectierapporten, eventueel inclusief foto’s.

Juridische grondslag voor gegevensverwerking en doeleinden van de gegevensverwerking

Facilitee verwerkt uw persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de overeenkomst met u, zodat u een account bij ons kan aanmaken, gebruik kunt maken van onze diensten en wij onze betalingen kunnen verwerken. Verder kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld door het plaatsen van cookies op onze Website, zodat uw voorkeuren worden bewaard, wij onze dienstverlening kunnen verbeteren en kunnen reageren op een door u achtergelaten bericht op onze Website of u informeren over actualiteiten of wijzigingen in onze dienstverlening.

Verstrekking van uw persoonsgegevens aan derden

Medewerkers van Facilitee of andere derde partijen die voor ons werken hebben toegang tot uw persoonsgegevens als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden. De persoonsgegevens mogen door de medewerkers alleen worden gebruikt voor de hierboven genoemde doeleinden. Zij zijn bovendien gehouden aan geheimhouding.

Daarnaast verstrekken wij uw persoonsgegevens in beginsel alleen aan derde partijen, indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of indien u daar zelf expliciet toestemming voor heeft gegeven. Met deze derde partijen hebben wij afspraken gemaakt over de zorgvuldige verwerking van uw persoonsgegevens in overeenstemming met de wet en deze privacyverklaring. Verder kunnen wij uw persoonsgegevens aan derden verstrekken indien een wettelijke verplichting ons dat voorschrijft, bijvoorbeeld aan justitie of de Belastingdienst.

In beginsel delen wij uw persoonsgegevens niet buiten de Europees Economische Ruimte (EER). Als wij uw persoonsgegevens doorgeven buiten de EER, doen wij dit alleen onder de voorwaarden die de privacywetgeving daaraan stelt (o.a. spannen wij ons in om ons ervan te verzekeren dat er een adequaat niveau van bescherming bestaat en zorgen wij voor de nodige contractuele, technische en organisatorische waarborgen). Indien nodig vragen wij hiervoor nog specifiek uw toestemming.

Bewaartermijnen

Uw gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor de doelen waarvoor ze verzameld zijn, tenzij deze gegevens op grond van een wettelijke verplichting of op basis van ons gerechtvaardigd belang dat zwaarder weegt (bijv. in geval van een geschil) langer bewaard moeten worden. In beginsel hanteren wij de volgende bewaartermijnen :

Financiële gegevens worden 7 jaar bewaard;
Contactgegevens van onze klanten en andere relaties bewaren wij tot maximaal twee jaar na het einde van de samenwerking of twee jaar na het laatste contact;
Indien u een bericht achterlaat op onze Website via het contactformulier of via ons algemene e-mailadres, bewaren we dat bericht tot wij uw bericht hebben opgevolgd en afgehandeld. In ieder geval wordt het bericht maximaal één jaar bewaard.

Beveiligingsmaatregelen

Om uw gegevens zo goed mogelijk te beschermen tegen onbevoegde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging hebben wij passende organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen getroffen. Onze database is beveiligd in een private network alleen toegankelijk vanaf een API server. In het bijzonder nemen wij de volgende maatregelen:

Alle servers en database zijn niet publiekelijk beschikbaar. De webapplicatie is alleen beschikbaar via Application Load Balancer.
De Application Load Balancer zet al het onversleutelde data verkeer om naar versleuteld dataverkeer.
CloudFront en WAFv1 zijn geïmplementeerd voor app.facilitee.com.
Netwerkbeveiliging voldaan op SecurityGroups.
Alle wachtwoorden en andere hoogst vertrouwelijke informatie zijn bewaard in de AWS Param Store en zijn versleuteld en direct geleverd op de end server.
Alle versleutelde certificaten zijn aangeleverd door AWS.
Server en database monitoring and logging zijn geïmplementeerd via DataDog.
DataDog alarmen voor infrastructuur problemen zijn ingesteld zodat onze DevOps engineer hiervan gelijk op de hoogte wordt gesteld.
Aparte dashboards voor Quality Assurance en developers.
Infrastructuur scale-test is gedaan.
Load-test is gedaan.
Medewerkers en derde partijen zijn gebonden aan geheimhouding.

Als ondanks de beveiligingsmaatregelen, er toch sprake is van een beveiligingsincident (datalek) dat waarschijnlijk nadelige gevolgen heeft voor u, zullen wij u zo snel mogelijk informeren over het incident. We informeren u dan ook over de maatregelen die wij hebben genomen om de gevolgen te beperken en herhaling in de toekomst te voorkomen.

Mocht u onverhoopt een beveiligingslek aantreffen of heeft u een vermoeden dat de beveiliging van uw persoonsgegevens niet op de juiste wijze is gewaarborgd, dan verzoeken wij u direct contact op te nemen met Facilitee via support@facilitee.com. Wij hebben procedures ingeregeld om deze meldingen adequaat en zorgvuldig te behandelen in overeenstemming met de geldende wetgeving.

Externe links

Onze Website kan links naar andere websites bevatten. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de praktijken van andere websites die gelinkt zijn naar of van onze Website. Onze privacyverklaring is niet van toepassing wanneer u een link gebruikt om van onze Website naar een andere website te gaan. Uw gedragingen op een website van een derde, waaronder de partijen die een link hebben op onze website, zijn onderworpen aan hun eigen regels en beleid. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid of de inhoud van deze andere websites. Wij raden u aan kennis te nemen van de privacyverklaring en andere relevante (juridische) informatie op deze websites.

Uw rechten

Wanneer u persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, heeft u verschillende rechten die u kunt uitoefenen. Zo heeft u recht op inzage, rectificatie en het wissen van uw gegevens. Ook kunt u ons verzoeken om uw gegevens aan u of een andere partij over te dragen of om de gegevensverwerking te beperken. Het staat u daarnaast vrij om bezwaar te maken tegen een verwerking van uw gegevens. U kunt uw toestemming voor de gegevensverwerking altijd intrekken. Deze intrekking heeft echter geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens voordat u uw toestemming introk.

U kunt uw verzoek mailen naar: support@facilitee.com. We vragen u om uw verzoek te motiveren en om u te identificeren (lak uw foto en BSN in dit geval weg). Facilitee zal zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier (4) weken, op uw verzoek reageren.

Wij zullen aan uw verzoek voldoen, tenzij wij een dwingend, gerechtvaardigd belang hebben om de persoonsgegevens niet te verwijderen, dat zwaarder weegt dan uw privacybelang. Als wij de persoonsgegevens hebben verwijderd, kunnen wij om technische redenen niet alle kopieën van de persoonsgegevens onmiddellijk uit onze systemen en back-up systemen verwijderen. Wij kunnen voorts weigeren te voldoen aan de hiervoor genoemde verzoeken als deze onredelijk vaak worden gedaan, onredelijk zware technische inspanningen vergen of onredelijk zware technische gevolgen hebben voor onze systemen of de privacy van anderen in gevaar brengt.

Indien Facilitee voldaan heeft aan een verzoek om persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen, zullen wij ook derden aan wie deze persoonsgegevens zijn verstrekt, mededeling doen van de aangebrachte wijzigingen.

Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Mocht u onverhoopt niet tevreden zijn over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan kunt u hier een klacht hierover indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen in deze Privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze Privacyverklaring van tijd tot tijd aan te passen. Deze wijzigingen zullen via onze Website bekend worden gemaakt. Wij raden u daarom aan om deze Privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent. Indien de wijzigingen grote impact op u hebben, zullen wij u daarover berichten.

Onze contactgegevens

Heeft u nog vragen of opmerkingen na het lezen van deze Privacyverklaring? Dan kunt u hiervoor contact met ons opnemen via support@facilitee.com.

Wijziging Privacyverklaring

Facilitee kan van tijd tot tijd deze privacyverklaring aanpassen of updaten. Aanpassingen van deze privacyverklaring treden in werking op het moment dat deze zijn gepubliceerd op onze Website. Wij raden u daarom aan om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen in deze privacyverklaring. Indien deze aanpassingen voor u van significant belang zijn informeren wij u daar altijd over.

Download ons Privacy beleid hier