Om onze bedrijfsactiviteiten zo goed mogelijk uit te kunnen oefenen, is het noodzakelijk om persoonlijke gegevens te verwerken van onze klanten, vastgoedbeheerders, hun huurders, onze websitebezoekers en alle overige relaties. Facilitee vind het enorm belangrijk om voorzichtig om te gaan met het voorwaardelijk verwerken van uw persoonlijke gegevens. Door dit te doen, houdt Facilitee zich aan de wetten en regels in de privacy wetgeving. Door middel van een privacy verklaring, informeert Facilitee u over hoe wij omgaan met uw gegevens. Ook leggen wij uit welke informatie van u wordt opgeslagen via onze website www.facilitee.com (hierna “Website”) en de website applicatie die door ons wordt aangeboden (op de Website) en wat wij hiermee doen. Ook leggen wij uit welke rechten u heeft omtrent het verwerken van uw persoonlijke gegevens. Service App B.V. (hierna “Facilitee”), opgericht in Amsterdam (1017 JZ) aan de Prinsengracht 769 en geregistreerd in de Kamer van Koophandel onder het nummer 75390515, verwerkt persoonlijke gegevens zoals vermeld in de Privacy Verklaring. Het gaat hier om gegevens van onze klanten (vastgoedeigenaren, vastgoedbeheerders, portfolio eigenaren en projectontwikkelaars), websitebezoekers en gecontracteerde partijen van Facilitee die hiervoor verantwoordelijk zijn. Facilitee verwerkt alleen de gegevens van huurders, andere klanten of andere relaties van klanten van Facilitee als verwerker op verzoek van onze klanten. Het Privacy Beleid van de klant in kwestie wordt hierbij toegepast.

1. Welke persoonlijke gegevens verwerkt Facilitee?

Door het bezoeken en/of registreren op onze website en onze beschikbare diensten, laat u diverse persoonlijke gegevens achter (zoals uw naam en e-mailadres). Facilitee ontvangt ook uw persoonlijke gegevens via cookies indien u onze Website bezoekt. Wij verwerken en slaan uw gegevens alleen op indien ze direct worden gegeven door u. Ook verwerken wij persoonlijke gegevens indien het duidelijk is dat ze aan ons verleend zijn om ze te verwerken (als verwerker) in naam van onze klant. Denk hierbij aan de vastgoedmanager die uw gegevens aan ons geeft. Afhankelijk van de diensten die u gebruikt, kunnen wij de volgende persoonlijke gegevens verzamelen: indien u een klant bent van Facilitee en onze diensten gebruikt via onze Website en niet via de webapplicatie:

• Naam;
• E-mailadres;
• Telefoon nummer;
• Betaalgegevens (specifiek business accounts).

Wanneer u onze Website bezoekt:
–  IP adres, surf gedrag via cookies (voor meer informatie over de cookies op onze Website, verwijzen wij u naar ons Cookie Beleid); 
–  Naam, e-mailadres en andere gegevens die u achterlaat via onze contact formulier op de Website 
–  In toevoeging, kunnen wij als verwerker ook de volgende gegevens verwerken: adres, details van de huurder en de eigenaar; facturering en adres informatie van eigenaren, managers en leveranciers; persoonlijke gegevens in berichten, rapporten of klachten die verstuurd zijn via onze web applicatie, gegevens van huurovereenkomsten, die mogelijk een kopie bevatten van uw paspoort gegevens en inspectie rapporten die mogelijk foto’s bevatten.

2. Wettelijke basis voor gegevensverwerking en de doeleinden van gegevensverwerking

Facilitee verwerkt uw persoonlijke gegevens in de context van de uitoefening van de overeenkomst met u, zodat u een account kan maken bij ons, onze diensten kan gebruiken en wij uw betalingen kunnen verwerken. Wij verwerken ook uw persoonlijke gegevens aan de hand van ons legitiem belang. Door het plaatsen van cookies op onze Website, slaan wij bijvoorbeeld uw voorkeuren op zodat wij onze diensten kunnen verbeteren en kunnen reageren op berichten die u op onze Website heeft achtergelaten. Ook kunnen wij u informeren over actuele evenementen en veranderingen in onze diensten.

3. Verstrekking van uw persoonlijke data aan derden

Medewerkers van Facilitee en derden die voor ons werken hebben toegang tot uw persoonlijke gegevens als dit nodig is voor het uitoefenen van hun werk. De persoonlijke gegevens mogen alleen gebruikt worden door medewerkers voor de bovenstaande reden. Ze dienen zich aan geheimhouding te houden. Ter aanvulling, zullen we alleen uw gegevens geven aan derden indien dit nodig is voor de implementatie van de overeenkomst of indien u expliciet toestemming hiervoor heeft gegeven. Wij hebben overeenkomsten met deze derde partijen over het zorgvuldig verwerken van uw persoonlijke gegevens passend bij de wet en deze privacy verklaring.

4. Bewaar Termijn

Uw gegevens worden niet langer dan nodig opgeslagen dan voor het doeleinde waarvoor het was verzameld, behalve als de gegevens langer opgeslagen moeten blijven wegens wettelijke verplichtingen of als ons legitiem belang  zwaarder weegt (zoals bij betwisting). In principe, houden wij de volgende bewaar termijnen aan:

• Financiële gegevens worden bewaard voor 7 jaar
• We slaan contactgegevens van onze klanten en andere relaties op voor een maximum van 2 jaar na het einde van de samenwerking of de contractbeëindiging. 
• Indien u een bericht achterlaat op onze Website via het contactformulier of onze algemene mail, bewaren wij het bericht totdat wij gereageerd hebben en gehandeld hebben aan de hand van het bericht. In elk geval wordt het bericht maximaal 1 jaar bewaard.

5. Veiligheidsmaatregelen

Wij hebben passende organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen genomen om uw gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, wijziging, openbaarmaking en vernietiging. Onze database is beschermd door een privé netwerk dat enkel toegankelijk is vanuit een API server. Over het algemeen maken we gebruik van de volgende maatregelen:

• Al onze servers en databases zijn niet publiekelijk toegankelijk. De webapplicatie is enkel toegankelijk via een Application Load Balancer.
• De Application Load Balancer converteert alle onversleutelde dataverkeer naar versleuteld dataverkeer.
• CloudFront en WAFv1 is geïmplementeerd voor app.facilitee.com.
• Netwerkbeveiliging wordt geregeld door SecurityGroups.
• Alle wachtwoorden en andere hoog gevoelige informatie wordt opgeslagen in de AWS Param Store en zijn versleuteld en direct verstuurd naar de eindserver.
• Alle versleutelde certificaten worden verstrekt door AWS.
• Server en database monitoring en loggen daarvan wordt gedaan met behulp van DataDog.
• DataDog alarmeert op infrastructuur problemen zodat onze DevOps engineers direct een melding ervan krijgen.
• Er zijn diverse dashboards voor Kwaliteitszorg en ontwikkelaars.
• Er wordt een test op infrastructuur niveau uitgevoerd.
• Er wordt ook een Belastingtest uitgevoerd.
• Medewerkers en derden zijn gebonden aan geheimhouding.

Als er ondanks onze beveiligingsmaatregelen een veiligheidsincident (gegevenslek) ontstaat die voor u gevolgen heeft, zullen wij u zo spoedig mogelijk hierover informeren. Wij zullen u dan informeren over de maatregelen die wij hebben ondernomen om de gevolgen en kans op herhaling in de toekomst zoveel mogelijk te beperken. Mocht u ondanks onze maatregelen alsnog een beveiligingslek vinden of iets dat de veiligheid van uw persoonlijke gegevens niet kan garanderen, dan verzoeken wij u om Facilitee direct te benaderen via support@facilitee.com. Wij hebben procedures in het geval dit soort meldingen worden gedaan en zullen adequaat en zorgvuldig hiermee omgaan passend bij de bijbehorende wetgeving.

Externe Links

Onze website kan mogelijk links bevatten naar andere websites. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de uitoefening van andere websites die gelinkt zijn aan onze Website. Onze privacy statement geldt niet indien u een link gebruikt om van onze Website naar een andere website te gaan. Uw gedrag op elke derden website, inclusief de websites die naar onze website linken, zijn onderworpen aan hun eigen regels en beleid. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacy beleid en de inhoud daarvan op andere websites. Wij bevelen het aan om de privacy statement en de andere relevante (legale) informatie van deze websites te lezen.

6. Jouw rechten

Wanneer u ons persoonsgegevens verstrekt, heeft u verschillende rechten die u kunt uitoefenen. U heeft het recht om uw gegevens te inspecteren, te reciteren en te verwijderen. U kunt ook een verzoek indienen om uw gegevens te verplaatsen naar een andere partij of om de gegevensverwerking te verminderen. U bent ook in de gelegenheid om bezwaar te maken tegen het verwerken van uw gegevens. U kunt ook altijd uw toestemming voor gegevensverwerking intrekken. Dit betekent echter niet dat dit de rechtmatigheid van de gegevens voorafgaand de intrekking veranderd. U kunt uw verzoek sturen naar: support@facilitee.com. We verzoeken u om de reden voor uw verzoek uit te leggen en om uzelf te identificeren (in dit geval door middel van een foto en burgernummer). Facilitee zal zo spoedig mogelijk reageren op uw verzoek, maar zal dit doen binnen vier (4) weken na aanvraag.

Wij zullen aan uw verzoek voldoen, tenzij wij een zwaarwegend en rechtmatige reden hebben om uw persoonsgegevens niet te verwijderen. Als wij uw persoonlijke gegevens verwijderen, kan het wegens technische redenen mogelijk zijn dat niet alle kopieën van uw gegevens direct uit onze systemen en back-upsystemen zijn. Ook kunnen wij uw verzoeken weigeren indien deze onredelijk vaak wordt gevraagd, het onredelijke technische inspanningen vergt of dat het de privacy van anderen in gevaar brengt. Indien Facilitee akkoord gaat met het verzoek om uw persoonlijke gegevens te verbeteren, te vervangen of te verwijderen, zullen wij de derden die ook deze gegevens hebben op de hoogte stellen van de veranderingen.

7.  Klacht indienen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens

Mocht u onverhoopt niet tevreden zijn met de manier waarop wij omgaan met uw persoonlijke gegevens, dan is het mogelijk om een klacht in te dienen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Wijzigingen in deze Privacyverklaring

Wij behouden het recht om onze Privacy Verklaring van tijd tot tijd aan te passen. Deze aanpassingen zullen worden aangekondigd via onze Website. Wij raden het daarom aan om regelmatig deze Privacy Verklaring te bekijken zodat u op de hoogte bent van eventuele veranderingen. Indien de veranderingen van grote invloed zijn op u, zullen wij u hierover informeren. Download ons Privacy beleid hier.

9. Onze contactgegevens

Heeft u nog vragen of opmerkingen na het lezen van deze Privacy Verklaring? Benader ons dan via support@facilitee.com.

Versie 01/2022