Technisch vastgoedbeheer vereist een flinke dosis ervaring, tijd, en bovenal communicatievermogen. Het is niet vanzelfsprekend dat problemen tijdig worden gesignaleerd en goed worden opgelost. Daarom heb ik de 4 meest gemaakte fouten in technisch vastgoed beheer op een rijtje gezet, en wat jij kan doen om ze te voorkomen.
- Slechte communicatie
- Onbewust de relaties met de eigenaar beschadigen
- een systeem voor regelmatige checks
- Tussenpersoon spelen
Slechte communicatie
In alle drukte vergeten de dienstverlener in te schakelen? Een mail of appje over het hoofd gezien? Voor een huurder kan het probleem dringend zijn, en slechte communicatie kan je relatie negatief beïnvloeden. Wanneer jij daar laks mee omgaat, bestaat er een grote kans dat je huurder ook niet goed omgaat met het pand. De drempel om de volgende keer aan de bel te trekken wordt hoger, en zo loop je al gauw het risico dat kleine problemen onbedoeld groter worden.
Onbewust de relatie met de eigenaar beschadigen
Het is weekend en een huurder neemt contact met je op. De reparatie is dringend nodig en kost €500 euro. De eigenaar krijg je niet te pakken. Hoe los je dat op? De goedkeuring van de eigenaar op reparaties is belangrijk. Spreek daarom een maximum bedrag af waarmee je zonder goedkeuring van de eigenaar kan opereren. Zorg daarnaast voor een efficient systeem waarin je de eigenaar gemakkelijk op offertes kan attenderen. Zo krijg je zonder al te veel moeite goedkeuring en houd je het overzichtelijk. Want achteraf onenigheid over facturen, daar zit niemand op te wachten.
Geen systeem voor regelmatige checks
CV check, rookmelders, lift, publieke ruimtes, gangpaden. Heb jij een plan waarin deze technische zaken zijn geregeld? Is het duidelijk wie er komt opdagen bij problemen? Weet de huurder waar hij terecht kan? Vaak is dit niet het geval, en raken technische zaken op deze manier achtergesteld. Periodiek onderhoud kan je makkelijk inplannen. Verplicht bijvoorbeeld de loodgieter een foto te maken van de sticker op de CV. Zo waarborg je kwaliteit en kan je bijhouden wat, en wanneer er iets is gebeurd.
Tuzsenpersoon spelen
In welke fases van het proces ben je als vastgoedbeheerder allemaal betrokken? Met het eindeloze pingpongen en communiceren over wanneer reparaties en onderhoud worden uitgevoerd, kan je als vastgoedbeheerder waardevolle tijd verliezen. Zonde! Elk uur besteedt aan appen, mailen, of bellen had je ook efficiënter kunnen besteden aan je eigen doelen en werkzaamheden.
Conclusie
Zorg ervoor dat je het technische beheer overzichtelijk houdt en alles op één plek regelt. Zo houd je zowel huurders als eigenaren tevreden en geef je beide partijen inzicht in wat er gedaan wordt aan de problemen. Wij gebruiken hiervoor Facilitee. Ik bespaar kostbare tijd door er als vastgoebeheerder tussenuit te gaan en de communicatie direct te laten verlopen tussen de dienstverlener en de huurder. Maar: behoud wel de controle! Tot slot: beperk onvoorziene schade en kosten zoveel mogelijk door het huurders makkelijk te maken reparatieverzoeken in te dienen. Als je daarop snel actie onderneemt, voorkom je dat kosten uit de hand lopen, en houd je de huurders tevreden. Het laatste wat je wil is leegstand!
